Zweck der Anwendung

Diese Online-Krankmeldung ermöglicht es Ihnen als Erziehungsberechtigte, Ihr Kind beim Lessing-Gymnasium Karlsruhe schnell und unkompliziert krank zu melden. Ihre Meldung wird direkt an das Sekretariat, die Klassenleitung und – falls gewünscht – an ausgewählte Fachlehrkräfte übermittelt. Sekretariat und Klassenleitung erhalten eine gemeinsame E-Mail (Klassenleitung im CC); Fachlehrkräfte erhalten eine getrennte, gekürzte E-Mail.

Welche Daten werden verarbeitet?

Folgende Angaben werden im Rahmen der Krankmeldung verarbeitet:

• Ihre Kontaktdaten
  Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse
• Angaben zum Kind
  Vor- und Nachname, Klasse
• Abwesenheit
  Beginn und optional Ende des Krankheitszeitraums
• optionale Angaben
  Bemerkung (max. 125 Zeichen), Anhang (Bild), Auswahl der zu informierenden Lehrkräfte

Wie werden Ihre Daten geschützt?

Wir speichern Ihre Daten nicht dauerhaft auf dem Server. Die eingegebenen Informationen werden nur während Sie das Formular ausfüllen vorübergehend verarbeitet und dann per E-Mail versendet. Anschließend werden alle Daten aus dem System gelöscht. Ein eventuell hochgeladener Anhang steht nur für die Dauer Ihrer Sitzung zum Download bereit und wird danach ebenfalls gelöscht.

Archivierung (Sekretariat/ Klassenleitung)
Das Sekretariat und die Klassenleitung erhalten eine gemeinsame E-Mail (Klassenleitung im CC) mit einem verschlüsselten PDF als Anhang. Dieses PDF kann zur Archivierung genutzt werden. Die E-Mail enthält einen Datenschutzhinweis mit der Bitte, die E-Mail nach Kenntnisnahme zu löschen.

Datensparsamkeit (Fachlehrkräfte)
Fachlehrkräfte erhalten aus Gründen der Datensparsamkeit eine gekürzte E-Mail ohne Bemerkung und ohne E-Mail-Adresse der Erziehungsberechtigten.

E-Mail-Verifizierung
Um sicherzustellen, dass Sie Zugriff auf die angegebene E-Mail-Adresse haben, wird diese einmalig verifiziert. Dabei speichern wir nicht Ihre E-Mail-Adresse, sondern nur einen daraus berechneten Hash-Wert (Prüfsumme). Aus diesem kann die ursprüngliche E-Mail-Adresse nicht wiederhergestellt werden.

Zugangsbeschränkung (optional)
Falls eine Zugangsbeschränkung aktiviert ist, müssen Sie sich vor der Nutzung mit den von der Schule bereitgestellten Zugangsdaten anmelden. Bei der Anmeldung wird ein Session-Cookie gesetzt, das nur für die Dauer der Browser-Sitzung gültig ist. Wenn Sie die Option „Angemeldet bleiben" aktiv auswählen, wird ein zusätzliches Cookie für maximal 30 Tage gespeichert, um Sie bei zukünftigen Besuchen automatisch anzumelden. Dieses Cookie enthält keine personenbezogenen Daten.

Schutz vor Missbrauch
Zur Vermeidung von Brute-Force-Angriffen wird Ihre IP-Adresse bei fehlgeschlagenen Anmeldeversuchen temporär gespeichert (max. 60 Minuten). Nach dieser Zeit werden die Daten automatisch gelöscht.

Wer erhält die Krankmeldung?

Die Krankmeldung wird per E-Mail an folgende Personen übermittelt:

• das Schulsekretariat (mit verschlüsseltem PDF-Anhang)
• die Klassenleitung (im CC der Sekretariats-Mail, verschlüsseltes PDF)
• die von Ihnen ausgewählten Fachlehrkräfte (gekürzte E-Mail ohne Bemerkung/E-Mail-Adresse der Erziehungsberechtigten, ohne Anhang)
• Sie selbst (als Bestätigung)

Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt zur Erfüllung schulorganisatorischer Aufgaben gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i.V.m. dem Schulgesetz Baden-Württemberg (§ 2 SchG, Schulpflicht und Entschuldigungspflicht).

Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung und Löschung Ihrer Daten sowie auf Einschränkung der Verarbeitung. Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an: